Polityka prywatności

Wersja 2.3, obowiązuje od 7 września 2026 r.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Fedor Consulting Ewa Kumorek-Fedor, ul. Drawska 16d/23, 02-202 Warszawa, NIP 8691750468 („Administrator”).

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się pod adresem kontakt@kii.org.pl lub listownie na adres Administratora. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane przetwarzamy

Zależnie od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu;
• dane Konta i uwierzytelnienia, przy czym hasła i mechanizmy logowania obsługuje dostawca Clerk;
• dane członkostwa, wybrany Pakiet, historię statusów i zdarzeń związanych z realizacją umowy;
• dane zamówień, płatności i rozliczeń, w tym identyfikatory transakcji, kwoty, statusy oraz dane do faktury; Administrator nie otrzymuje pełnego numeru karty;
• dane zgłoszeń na wydarzenia, w tym treść zaakceptowanych oświadczeń, dane zapisu na newsletter oraz treść wiadomości wysłanych przez formularz kontaktowy i korespondencji;
• wizerunek utrwalony na zdjęciach i nagraniach z wydarzeń Klubu, jeżeli osoba bierze w nich udział;
• dane techniczne i bezpieczeństwa, takie jak adres IP, czas żądania, informacje o przeglądarce, urządzeniu, sesji i błędach;
• dane statystyczne o korzystaniu z Serwisu, w tym odwiedzane podstrony, adres wejścia i przybliżona lokalizacja ustalona na podstawie adresu IP, zbierane wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookie statystyczne;
• dane o aktywności w Serwisie zbierane przez piksel Meta, w tym identyfikator zapisany w pliku cookie, odwiedzane podstrony i zdarzenia takie jak wyświetlenie strony lub rozpoczęcie płatności, zbierane wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookie marketingowe; po wyrażeniu tej zgody informacja o dokonanym zakupie może zostać przekazana do Meta także bezpośrednio z serwera (Conversions API), przy czym adres e-mail oraz imię i nazwisko są przed przekazaniem nieodwracalnie haszowane;
• dane o aktywności w Serwisie zbierane przez tag LinkedIn Insight, w tym identyfikator zapisany w pliku cookie i odwiedzane podstrony, zbierane wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookie marketingowe;
• treści dobrowolnie przekazane w ramach społeczności, wydarzeń lub współpracy.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od Klienta kupującego członkostwo dla wskazanej osoby, a w zakresie płatności i logowania także od Stripe i Clerk.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

1. Założenie i prowadzenie Konta, zawarcie i wykonanie umowy o członkostwo oraz obsługa płatności: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane są przetwarzane przez czas umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
2. Organizacja wydarzeń, czyli przyjęcie zapisu, sprzedaż biletu, wysyłka potwierdzeń, odnośników do spotkań online i informacji organizacyjnych oraz prowadzenie listy uczestniczek: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane są przetwarzane do zakończenia wydarzenia i rozliczeń, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
3. Dokumentacja i promocja wydarzeń Klubu, czyli publikacja zdjęć i nagrań z wydarzeń w Serwisie, w mediach społecznościowych i w materiałach Klubu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu i promowaniu własnej działalności; osoba może sprzeciwić się utrwalaniu przed wydarzeniem albo na miejscu, a publikacji w każdej chwili; materiały są przechowywane do zakończenia celu albo do skutecznego sprzeciwu.
4. Rachunkowość, podatki i obowiązki konsumenckie: art. 6 ust. 1 lit. c RODO; dokumentacja jest przechowywana przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął właściwy termin podatkowy, lub dłużej, jeżeli wymaga tego przepis szczególny.
5. Obsługa formularza kontaktowego i korespondencji: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt następuje na żądanie osoby w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy, a w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi; dane przechowujemy do zakończenia sprawy i przez okres niezbędny do obrony przed roszczeniami. Wysłanie wiadomości przez formularz nie powoduje zapisu na newsletter.
6. Reklamacje, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO; do zakończenia postępowania i upływu okresu przedawnienia.
7. Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, zapobieganie nadużyciom i diagnostyka błędów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; logi są przechowywane przez okres adekwatny do celu bezpieczeństwa, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że zdarzenie wymaga dłuższego wyjaśnienia.
8. Newsletter i elektroniczny marketing bezpośredni: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy komunikacji elektronicznej; do wycofania zgody lub skutecznego sprzeciwu, a dowód zgody przez okres niezbędny do wykazania jej prawidłowości. Zgoda jest dobrowolna i można ją wycofać w każdej chwili.
9. Statystyka i pomiar ruchu w Serwisie w usłudze Google Analytics 4: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda na pliki cookie statystyczne wyrażona w banerze. Zgoda jest dobrowolna, a jej nieudzielenie nie ogranicza korzystania z Serwisu ani z Konta. Dane są przetwarzane do wycofania zgody, a w samej usłudze Google Analytics przez ustawiony w niej okres przechowywania, nie dłuższy niż 14 miesięcy.
10. Pomiar skuteczności komunikacji i reklam Klubu w serwisach Facebook i Instagram (piksel Meta) oraz LinkedIn (tag LinkedIn Insight): art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda na pliki cookie marketingowe wyrażona w banerze, udzielana niezależnie od zgody na statystykę. Zgoda jest dobrowolna, a jej nieudzielenie nie ogranicza korzystania z Serwisu ani z Konta; dane są przetwarzane do wycofania zgody.
11. Marketing własnych usług innymi dozwolonymi kanałami i pomiar skuteczności komunikacji: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z uwzględnieniem wymaganych zgód na konkretny kanał; do skutecznego sprzeciwu lub zakończenia celu.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymywać podmioty wspierające Administratora na podstawie odpowiednich umów i tylko w niezbędnym zakresie, w szczególności:

• Clerk, Inc.: obsługa Konta, logowania i uwierzytelnienia;
• Convex, Inc. i Vercel Inc.: baza danych, backend, hosting oraz infrastruktura Serwisu;
• Stripe Payments Europe Ltd. i Stripe, Inc.: obsługa płatności, subskrypcji i zapobieganie oszustwom; Stripe może działać jako podmiot przetwarzający albo odrębny administrator w zakresie wynikającym z jego obowiązków;
• Resend (Plus Five Five, Inc.): wysyłka wiadomości transakcyjnych, czyli potwierdzeń zawarcia umowy, faktur, przypomnień o płatności i powiadomień związanych z Kontem, zapisem albo zakupem;
• GetResponse S.A.: wysyłka potwierdzeń zapisu na wydarzenia i informacji organizacyjnych o wydarzeniu, a po udzieleniu właściwej zgody także newslettera i mailingów Klubu;
• Google Ireland Limited oraz Google LLC: dostawca usługi Google Analytics, wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookie statystyczne, oraz dostawca serwisu YouTube, z którego pochodzą filmy osadzone w Serwisie; dane trafiają do YouTube dopiero po kliknięciu miniatury filmu przez użytkownika;
• Meta Platforms Ireland Limited: dostawca piksela Meta, wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookie marketingowe; w zakresie zbierania i przekazania danych zdarzeń Administrator i Meta działają jako współadministratorzy na zasadach opisanych w warunkach narzędzi biznesowych Meta;
• LinkedIn Ireland Unlimited Company: dostawca tagu LinkedIn Insight, wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookie marketingowe; w zakresie zbierania danych tagiem Administrator i LinkedIn działają jako współadministratorzy na zasadach opisanych w warunkach LinkedIn dotyczących stron firmowych i reklam;
• OpenStreetMap Foundation: dostawca mapy dojazdu osadzonej na stronach wydarzeń stacjonarnych; przy wyświetleniu mapy przeglądarka użytkownika łączy się z serwerami openstreetmap.org i przekazuje im adres IP oraz dane techniczne przeglądarki;
• dostawcy narzędzi spotkań online, wsparcia IT, księgowości, obsługi wydarzeń (na przykład miejsce wydarzenia w zakresie listy gości) oraz doradcy prawni;
• organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Aktualne informacje Stripe o prywatności znajdują się w Centrum prywatności Stripe.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Dane Serwisu są przechowywane w bazie Convex w regionie eu-west-1 (Irlandia), czyli na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Część dostawców działa jednak globalnie i może przetwarzać dane także w państwach trzecich. W takim przypadku Administrator opiera przekazanie na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym na decyzji dotyczącej ram EU-US Data Privacy Framework dla podmiotów certyfikowanych w tych ramach), a w razie jej braku na standardowych klauzulach umownych przyjętych przez Komisję Europejską wraz z wymaganymi zabezpieczeniami.

Dostawca	Państwo przetwarzania	Podstawa przekazania
Convex	Irlandia (EOG)	przetwarzanie w EOG; dostęp serwisowy z USA na podstawie decyzji o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework), a w razie jej braku standardowych klauzul umownych
Vercel	USA	decyzja o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework)
Clerk	USA	decyzja o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework)
Stripe	Irlandia i USA	decyzja o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework) oraz standardowe klauzule umowne
Resend	USA	decyzja o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework), a w razie jej braku standardowe klauzule umowne
GetResponse	Polska (EOG)	nie dotyczy
Google (Analytics, YouTube)	USA	decyzja o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework)
Meta	USA	decyzja o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework)
LinkedIn	USA	decyzja o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework)
OpenStreetMap Foundation	Wielka Brytania	decyzja Komisji Europejskiej o adekwatności dla Zjednoczonego Królestwa

Kopię zastosowanych zabezpieczeń albo informację o miejscu ich udostępnienia można uzyskać, pisząc na adres kontaktowy Administratora.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym marketingu bezpośredniego i publikacji wizerunku;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać z prawa, należy skontaktować się z Administratorem. Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są konieczne do założenia Konta, zawarcia i wykonania umowy, zapisu na wydarzenie, obsługi płatności, wystawienia faktury albo odpowiedzi na zgłoszenie. Zgoda marketingowa i zgody na opcjonalne pliki cookie nie są warunkiem zakupu, członkostwa ani udziału w wydarzeniu.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Stripe może stosować automatyczne mechanizmy przeciwdziałania oszustwom na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności.

9. Pliki cookie i podobne technologie

1. Serwis używa plików cookie i podobnych technologii w trzech kategoriach: niezbędne (uwierzytelnienie, sesja, ochrona przed nadużyciami, zapamiętanie decyzji o cookies i szkiców formularzy), statystyka (Google Analytics 4) oraz marketing (piksel Meta i tag LinkedIn Insight). Kategorie statystyka i marketing działają wyłącznie po wyrażeniu zgody.
2. Przy pierwszej wizycie Serwis pokazuje baner, w którym można osobno zaakceptować albo odrzucić statystykę i marketing. Decyzja, wraz z czasem jej podjęcia, jest zapisywana w pliku cookie kii-zgoda-cookies-3 na 12 miesięcy; po tym czasie baner pojawi się ponownie. Do chwili wyrażenia zgody żaden skrypt statystyczny ani marketingowy, w tym skrypt Google Analytics (gtag.js), nie jest ładowany i nie zapisuje żadnych plików cookie.
3. Decyzję można zmienić lub wycofać w dowolnej chwili odnośnikiem „Ustawienia cookies” w stopce Serwisu. Wycofanie zgody usuwa pliki cookie narzędzi statystycznych i marketingowych zapisane na domenie Serwisu (_ga, _ga_*, _fbp, _fbc) i przeładowuje stronę, żeby skrypty przestały działać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Plików zapisanych na domenach dostawców (na przykład linkedin.com) Serwis nie może usunąć; można to zrobić w ustawieniach przeglądarki.
4. Pliki cookie i dane zapisywane przez Serwis:

   Nazwa	Dostawca i domena	Cel	Kategoria	Okres
   kii-zgoda-cookies-3	Serwis, kii.org.pl	zapamiętanie decyzji o cookies statystycznych i marketingowych oraz czasu jej podjęcia	niezbędne	12 miesięcy
   __client_uat, __session, __clerk_db_jwt	Clerk, kii.org.pl i clerk.kii.org.pl	uwierzytelnienie, utrzymanie sesji zalogowanej użytkowniczki i ochrona przed nadużyciami; ustawiane także osobom niezalogowanym, bo ta sama infrastruktura obsługuje logowanie na całym Serwisie	niezbędne	sesja albo do wylogowania, najdłużej 7 dni
   kii-reg-<id> (sessionStorage)	Serwis, kii.org.pl	szkic formularza zapisu na wydarzenie, żeby dane nie przepadły przy odświeżeniu strony albo powrocie z płatności	niezbędne	do zamknięcia karty przeglądarki
   szkic danych do faktury (sessionStorage)	Serwis, kii.org.pl	zachowanie danych wpisanych na stronie zakupu członkostwa do czasu zakończenia zakupu	niezbędne	do zamknięcia karty przeglądarki
   _ga	Google Analytics, kii.org.pl	rozróżnienie użytkowników na potrzeby statystyki	statystyka	2 lata
   _ga_*	Google Analytics, kii.org.pl	utrzymanie stanu sesji statystycznej	statystyka	2 lata
   _fbp	Meta, kii.org.pl	rozróżnienie przeglądarek na potrzeby pomiaru skuteczności reklam	marketing	3 miesiące
   _fbc	Meta, kii.org.pl	powiązanie wizyty z kliknięciem reklamy w serwisach Meta	marketing	3 miesiące
   li_*, bcookie, lidc, UserMatchHistory	LinkedIn, linkedin.com	pomiar skuteczności komunikacji Klubu w serwisie LinkedIn i identyfikacja przeglądarki	marketing	do 12 miesięcy
   VISITOR_INFO1_LIVE, YSC	YouTube (Google), youtube-nocookie.com	odtwarzanie filmu, pomiar przepustowości i zapamiętanie ustawień odtwarzacza	zapisywane dopiero po kliknięciu miniatury filmu, według zasad Google	według zasad Google, do 6 miesięcy

5. Filmy w Serwisie są osadzane w trybie rozszerzonej ochrony prywatności (domena youtube-nocookie.com) i ładują się dopiero po kliknięciu miniatury przez użytkownika. Do tej chwili przeglądarka nie łączy się z serwerami Google; miniatury filmów pobiera serwer Serwisu, a nie przeglądarka. Po uruchomieniu filmu Google może zapisać informacje zgodnie ze swoimi zasadami.
6. Płatności odbywają się na stronie checkout.stripe.com prowadzonej przez Stripe. Na stronach Serwisu nie ma skryptów Stripe; pliki cookie i zabezpieczenia stosowane na stronie płatności opisuje polityka prywatności Stripe.
7. Poza wymienionymi narzędziami Serwis nie korzysta z innych reklamowych plików cookie ani z profilowania na potrzeby reklamy. Sygnały reklamowe w Google Analytics pozostają wyłączone niezależnie od udzielonej zgody.
8. Użytkownik może zarządzać plikami cookie także w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie plików niezbędnych może uniemożliwić zalogowanie, zapis na wydarzenie albo skorzystanie z płatności.

10. Zmiany Polityki

Polityka może zostać zmieniona w razie zmiany prawa, sposobu działania Serwisu lub dostawców. Nowa wersja jest publikowana z datą obowiązywania, a o zmianach istotnie wpływających na prawa osób Administrator informuje odpowiednim kanałem.